Écarts intercompagnies : les régler avant la consolidation

Chaque fin d'année, la même scène se répète dans beaucoup de groupes. L'équipe consolidation reçoit les liasses, lance les éliminations intragroupe, et découvre qu'une facture émise par une filiale n'a jamais été comptabilisée par sa sœur. Les comptes sociaux sont déjà arrêtés, parfois déposés. L'écart sera expliqué en annexe de travail, rarement corrigé.

Le rapprochement intercompagnies est pourtant l'une des tâches les plus prévisibles de la clôture. Les flux sont connus, les partenaires aussi. Pourquoi reste-t-il un frein à la clôture rapide, et que peuvent y faire l'organisation et les outils ? Ce dossier s'appuie sur trois sources : un cabinet d'audit, la documentation d'un éditeur d'ERP et le contenu d'un éditeur spécialisé.

Un contrôle qui commence dans les comptes sociaux

Créances, dettes, ventes, achats et opérations financières entre sociétés consolidées doivent être éliminés. Avant cela, les deux côtés doivent concorder. François Pinault, associé chez Fiducial Audit, le rappelle dans une note consacrée à la réconciliation intercos : il s'agit d'un contrôle de détection, destiné à repérer les anomalies et à les corriger sur la bonne période.

Son constat, tiré de plus de dix ans d'accompagnement de groupes du middle market, porte surtout sur l'organisation. La réconciliation est souvent confiée à l'équipe consolidation, y compris quand celle-ci est un consultant externe. Elle est faite pendant la préparation des comptes consolidés, presque toujours après la clôture des comptes sociaux.

Les équipes locales, elles, considèrent volontiers que « les rapprochements interco, c'est un problème de conso ». Résultat, selon l'auteur : les écarts « sont indiqués et expliqués… mais rarement corrigés ».

Deux causes pour l'essentiel des écarts

La note de Fiducial identifie deux causes principales. La première est le paiement en transit à la date de clôture. Il ne fausse pas les comptes sociaux, mais il doit être signalé à l'équipe consolidation, qui passe une écriture de correction pour ne pas fausser la trésorerie consolidée.

La seconde est l'erreur de cut-off : une facture de fin de période émise par le vendeur et non reçue par l'acheteur. Si la prestation a été rendue, l'acheteur doit comptabiliser une facture non parvenue. Si les incoterms indiquent que la marchandise n'appartient pas encore à l'acheteur, c'est le vendeur qui a comptabilisé sa facture à tort.

Le contenu publié par Sigma Conso sur Paperjam ajoute les questions de change et les litiges commerciaux. Il recommande d'appliquer un taux de change unique par devise au sein du groupe, et de traiter les litiges en amont, dans les processus de vente et d'achat, plutôt qu'au moment du rapprochement.

Qui rapproche, et quand

La recommandation centrale de Fiducial est de déplacer le travail. Le rapprochement revient aux équipes comptables chargées des comptes sociaux, et il se fait avant la clôture de ces comptes, pas après.

Pour chaque écart, deux options sont possibles : le corriger dans les comptes sociaux de l'exercice N, et non N+1, ou le signaler à l'équipe consolidation, qui le corrigera uniquement en consolidation. Ce que l'équipe consolidation reçoit change aussi : une liste des soldes et flux intragroupe sans écart, plutôt que les états de rapprochement eux-mêmes.

Le contenu de Sigma Conso va dans le même sens sur le calendrier. Il préconise un calendrier strict de comptabilisation des transactions intragroupe et un rapprochement suivi d'une régularisation des écarts dans le mois, plutôt qu'une fois par an.

Pour une direction financière, cela suppose une procédure écrite : une date limite de comptabilisation des refacturations, une date de rapprochement entre filiales, un seuil au-delà duquel l'écart doit être corrigé, et un responsable désigné dans chaque entité.

Ce que fait l'ERP : l'exemple de SAP S/4HANA

Une partie du rapprochement peut se faire directement dans l'ERP. SAP S/4HANA propose une fonction intégrée, Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), décrite dans un module de formation SAP Learning.

Le moteur lit les écritures du journal universel (table ACDOCA) ou des données externes, sans traitement ETL. Il rapproche les pièces ligne à ligne selon des méthodes composées de règles successives : les lignes qui concordent reçoivent un numéro d'affectation commun, les autres passent à la règle suivante. Les rapprochements peuvent être lancés depuis des applications Fiori ou planifiés en tâche de fond.

Les « cas de rapprochement » présentent, pour chaque couple d'entités, le côté de l'entité principale et celui du partenaire, avec des tolérances en montant ou en pourcentage qui déterminent le statut. Le processus décrit tient en quatre étapes : collecter les données, rapprocher les pièces, résoudre les écarts, contrôler les soldes.

Pour la résolution, SAP prévoit des codes motifs, des solutions recommandées, des notes avec échéance, des notifications et des ajustements automatiques. Ces ajustements peuvent être soumis à un circuit de validation, via l'application Manage Workflows - Intercompany Variance Adjustment.

Cet outillage ne vaut que si toutes les entités du groupe sont dans le même ERP, ou si leurs données y sont chargées. Dans un groupe qui a racheté des filiales sous d'autres systèmes, la question se pose autrement.

Ce que font les outils de consolidation et les portails

Le contenu de Sigma Conso distingue deux familles d'outils. Les logiciels de consolidation rapprochent automatiquement les soldes intercompagnies au niveau central, parfois jusqu'au solde en devise, mais les écarts se résolvent alors hors de l'outil. Les outils collaboratifs accessibles par navigateur travaillent au niveau de la facture ou de la transaction, ce qui facilite le suivi.

L'éditeur décrit son propre module, Sigma Conso Intercompany, comme un portail placé à côté des comptabilités locales. Il collecte les transactions intragroupe, lettre automatiquement, permet de joindre des justificatifs et d'échanger des commentaires, puis génère les écritures de retraitement pour le logiciel de consolidation.

Il revendique un lettrage automatique couvrant souvent plus de 90 % des transactions et un gain de deux à quatre semaines sur la clôture annuelle. Ces chiffres viennent de l'éditeur et ne sont pas vérifiés de façon indépendante. Ils donnent en revanche une indication utile : le travail se concentre sur une minorité d'écarts.

Les questions à poser avant de choisir

Pour un responsable SI finance, le choix dépend d'abord de la cartographie des systèmes. Combien d'ERP différents alimentent la consolidation ? Les transactions intragroupe portent-elles un code partenaire fiable dans chacun d'eux ? Sans ce code, aucun moteur de rapprochement ne peut associer les deux côtés.

Viennent ensuite le niveau de détail attendu et la piste d'audit. Un rapprochement de soldes suffit pour un groupe de quelques entités aux flux simples. Un groupe aux refacturations nombreuses gagnera à rapprocher au niveau de la facture, avec des justificatifs attachés.

Enfin, l'outil ne remplace pas la procédure. Comme le souligne la note de Fiducial, la réconciliation intragroupe s'inscrit dans l'arrêté des comptes sociaux, elle est réalisée par les équipes locales et peut conduire à corriger ces comptes. Elle est, conclut l'auteur, « tout sauf un problème de conso ».