Flunch remplace Essbase par Board pour son contrôle de gestion

Le contrôle de gestion de Flunch a remplacé Hyperion Essbase par Board. Xavier Louvet, responsable du contrôle de gestion corporate de l'enseigne de restauration, a raconté le projet lors d'une table ronde organisée le 8 octobre à Paris par Klee Group, qui l'a accompagné. DAF Magazine en publie le compte rendu le 19 octobre.

Le retour d'expérience est utile pour une raison simple : il décrit un projet EPM mené sous contrainte de calendrier, avec des renoncements assumés.

Un outil arrivé en fin de vie

Le point de départ est technique. L'outil en place, Hyperion Essbase, était ancien, n'était plus maintenu et ne pouvait plus évoluer. Son arrêt était programmé pour décembre 2025.

Au-delà du remplacement, le projet lancé en 2025 visait trois objectifs : fiabiliser les données, gagner du temps pendant les clôtures et mieux expliquer les résultats aux équipes opérationnelles.

Trois finalistes, un critère de simplicité

Flunch a d'abord envisagé de rester sur Excel, de prendre une solution plus souple ou de passer à un EPM. Plusieurs éditeurs ont été regardés, dont Board, Tagetik, Oracle, Pigment et Anaplan. À l'issue de l'appel d'offres, trois sont restés : Board, Anaplan et Pigment.

Anaplan a été jugé trop puissant pour les besoins de l'enseigne. Entre Board et Pigment, Flunch a retenu Board, estimé plus simple et plus proche de son fonctionnement. La possibilité de garder des pratiques proches d'Excel, pour une transition progressive, a aussi pesé.

Le critère retenu n'est donc pas l'étendue fonctionnelle : c'est l'adéquation au besoin de l'enseigne et aux habitudes de l'équipe qui s'en sert.

Le calendrier, au cœur du métier

Dans la restauration, l'activité varie selon le jour, la période, les vacances scolaires et les opérations commerciales. Board gère nativement ce calendrier. Le budget se construit désormais du jour vers le mois, alors qu'Excel imposait de partir du mois pour redescendre au quotidien.

L'effet se voit dans le dialogue avec les directeurs de restaurant. La finance peut isoler un effet calendaire ou commercial pour expliquer l'écart entre une référence et un objectif, ce qui rapproche le pilotage financier du pilotage opérationnel.

Reporting d'abord, budget ensuite

Décidé au printemps 2025, le remplacement devait être opérationnel avant l'arrêt de l'ancien outil, soit en six mois environ. Jugeant ce délai trop court pour tout faire, Flunch a scindé le projet. Le reporting est passé en premier ; l'élaboration budgétaire a été reportée, avec environ un an et demi supplémentaire.

Pour tenir l'échéance, les processus de reporting existants ont été reproduits dans Board, sans refonte. Xavier Louvet dit qu'il aurait voulu revoir la clôture, l'organisation, le plan de comptes et le plan analytique, mais que le temps a manqué. Le chantier reste donc ouvert pour la phase budgétaire.

Ce que le projet a changé

Le résultat est jugé satisfaisant. L'EBITDA de l'enseigne s'obtient en quelques clics, là où il fallait auparavant vérifier plusieurs fichiers Excel, leur mise à jour et leur format, une ligne déplacée suffisant à fausser la consolidation.

L'ERP comptable et Board échangent toutes les heures, et le compte de résultat se met à jour automatiquement. Les contrôleurs naviguent du résultat global jusqu'au compte, au centre de coûts ou au centre de profit. Les présentations financières suivent désormais la même charte, quel que soit le service.

L'équipe, plutôt que tout le monde

Sur la conduite du changement, Xavier Louvet décrit un passage classique. Les contrôleurs de gestion avaient leurs formules et leurs formats ; Excel laissait beaucoup de liberté, un outil structuré impose un cadre commun. Les équipes ont vite perçu les bénéfices, en particulier la rapidité d'accès à l'information.

Avec le recul, il estime qu'associer tous les collaborateurs au projet n'était pas la méthode la plus efficace, tous n'ayant pas la même appétence pour le mode projet. Il recommande de constituer une équipe qui fonctionne bien ensemble et d'identifier les personnes capables de porter la transformation.

La question se prolonge après la mise en service. Le cabinet Entourage Recrutement, qui recrute des profils EPM pour des entreprises utilisatrices, le formule ainsi dans son guide pour recruter un consultant EPM : « Quelqu'un doit faire vivre le modèle : nouvelles entités, changement de périmètre, évolution du plan de comptes. » Le même guide conseille de documenter le modèle et de partager ce savoir entre deux personnes. Chez Flunch, la phase budgétaire et la refonte du plan analytique laissée de côté en donneront l'occasion.