Facturation électronique : ce que la réforme change dans l'ERP

La réforme de la facturation électronique est en vigueur depuis le 1er septembre 2026. Pour une direction financière de grande entreprise ou d'ETI, la question n'est plus de savoir quand elle s'applique, mais où elle touche le système d'information : le référentiel tiers, la chaîne fournisseurs, la facturation clients, la TVA et la clôture.

Les textes officiels publiés par la DGFiP permettent de répondre assez précisément. Ils décrivent le calendrier, le rôle des plateformes agréées, les données obligatoires et, depuis la rentrée, la conduite à tenir pendant la phase de démarrage.

Le calendrier fixé par l'administration

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. À la même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire émettent l'intégralité de leurs factures sous ce format. Les petites et micro-entreprises ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour émettre (impots.gouv.fr).

La transmission des données à l'administration, le e-reporting, suit le même calendrier. Elle couvre les opérations qui échappent à la facture électronique entre entreprises françaises : ventes à des particuliers, exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires. Elle couvre aussi des données de paiement, pour les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement.

Une entreprise qui n'émet qu'à partir de 2027 peut entrer volontairement dans le dispositif avant cette date. Le guide de démarrage de la DGFiP l'admet, à condition que les factures transitent bien par une plateforme agréée et que les flux concernés soient identifiés.

Plateformes agréées et annuaire

Les factures entre entreprises passent obligatoirement par un tiers, la plateforme agréée : une entreprise privée immatriculée par l'État, qui émet et reçoit les factures et transmet les données à l'administration. Chaque entreprise choisit la sienne, qui peut être différente de celle de son fournisseur ou de son client. La liste est publiée sur impots.gouv.fr.

L'État n'a pas créé de portail public gratuit. La FAQ de la DGFiP explique ce choix : l'administration fixe les normes, organise la compatibilité entre plateformes et tient l'annuaire national, qui oriente chaque facture vers la plateforme de réception du destinataire. Les plateformes restent sous contrôle permanent, avec audits annuels et renouvellement de l'agrément.

Les formats acceptés sont l'UBL, le CII, ou un format mixte associant un fichier de données structurées et une image. Un PDF envoyé par courriel n'est plus une facture électronique au sens de la réforme.

Dans l'ERP, les données d'abord

Une facture électronique comporte 34 données transmises en format structuré. Quatre d'entre elles servent à l'adressage et ne figuraient pas toutes dans les factures habituelles : le SIREN du client, la catégorie de l'opération (biens, services ou les deux), l'option retenue pour le paiement de la TVA et l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de celle du client (FAQ de la DGFiP).

Dans l'ERP, ces quatre données relèvent de paramétrages distincts. Le SIREN vit dans la fiche client, la catégorie dans l'article ou le type de poste de facture, l'option de TVA dans le paramétrage fiscal de l'entité qui facture. Un groupe à plusieurs sociétés en France porte ces réglages entité par entité.

Lorsque l'annuaire ne permet pas d'identifier la plateforme d'un client, le guide de démarrage demande de vérifier d'abord les données utilisées : SIREN, SIRET, établissement destinataire, dénomination. La qualité du référentiel tiers devient ainsi une condition d'émission, et non plus un sujet de confort.

Les statuts de cycle de vie

La facture électronique circule avec des statuts horodatés. Le guide de démarrage distingue deux situations que l'ERP doit savoir traiter séparément. Le rejet par une plateforme signale une erreur de format, une donnée absente ou une difficulté de routage : la facture est corrigée et transmise à nouveau.

Le refus par l'acheteur est un statut distinct, obligatoirement motivé et limité aux motifs prévus par la norme : non-conformité non détectée par la plateforme, facture mal adressée, non-respect de conditions contractuelles empêchant son traitement. Il ne sert pas aux litiges commerciaux. Une nouvelle facture émise après un refus porte un nouveau numéro.

Côté clients, cela suppose de remonter ces statuts dans le suivi des créances. Le guide recommande d'ailleurs de piloter les envois complémentaires à partir des statuts : un double par courriel n'a de sens que si la facture n'a pas pu être transmise ou mise à disposition.

Côté fournisseurs et à la clôture

Le guide traite longuement le risque de doublon. Une même facture peut arriver par la plateforme et par un autre canal. L'entreprise compare alors le numéro, le fournisseur, le client, la date, les montants hors taxe, de TVA et toutes taxes comprises, et les statuts du flux. Elle désigne une facture de référence et marque les autres exemplaires comme copies (guide de démarrage de la DGFiP).

Pour la clôture, le même texte pose un principe utile : la réforme change les modalités de transmission, pas les règles de fond sur l'existence de l'opération, la dette commerciale, la comptabilisation ou le droit à déduction de la TVA. Une facture reçue par courriel, en PDF ou sur papier après le 1er septembre ne doit pas être écartée pour ce seul motif si elle correspond à une opération réelle.

Les régularisations ne doivent créer ni double paiement, ni double comptabilisation, ni double déduction. Pour l'arrêté des comptes, cela vise surtout les factures à recevoir et les rattachements de période, où une facture reçue deux fois peut être provisionnée puis comptabilisée deux fois.

Le e-reporting des données de paiement rapproche aussi la trésorerie de la fiscalité. Pour les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement, le montant encaissé sert à déterminer la TVA collectée. Le lien entre l'encaissement et la facture, dans le lettrage client, devient une donnée déclarative.

À terme, l'administration annonce le préremplissage des déclarations de TVA. Le guide invite déjà les entreprises à pouvoir justifier un écart entre les données du cycle de vie, ce préremplissage et les déclarations effectivement déposées.

Démarrage et sanctions

Pendant la phase de démarrage, la DGFiP indique qu'elle n'appliquera pas de sanctions aux entreprises en difficulté mais engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité. Elle les distinguera de l'inertie ou du refus durable, et précise que cette approche n'est ni un report ni une suspension de l'obligation.

Le guide demande de basculer les flux prêts sans attendre que tout le périmètre le soit, en priorisant les volumes les plus importants. Il liste les pièces à conserver : messages d'erreur, statuts reçus, échanges avec la plateforme, l'éditeur ou le prestataire, plan interne de correction.

Les sanctions elles-mêmes ont été relevées par la loi de finances pour 2026, du 19 février 2026 (Entreprendre Service Public). Le défaut d'émission électronique coûte 50 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par année civile. L'absence de plateforme de réception entraîne une mise en demeure de trois mois, puis une amende de 500 euros, puis 1 000 euros tous les trois mois.

Le défaut de transmission des données de transaction et de paiement est sanctionné de 500 euros par transmission, dans la même limite annuelle de 15 000 euros. Aucune sanction ne s'applique à une première infraction de l'année ou des trois années précédentes, réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l'administration.

Ce que le projet laisse dans l'ERP

Au-delà du raccordement à une plateforme, la réforme laisse trois chantiers durables dans le système d'information : un référentiel tiers fiable jusqu'à l'établissement, des statuts de cycle de vie lus par la comptabilité clients et fournisseurs, et un lien tenu entre factures, encaissements et TVA. La première clôture annuelle passée sous le nouveau régime mettra ces trois points à l'épreuve.